こんにちは！
編集長KTAです。
ビジネスマナー前編ではビジネスマナーの重要性とマナー入門編として①〜③に絞り説明してまいりました。
少しは理解いただけたかなと思います。
後編では少し進んで相手と連絡を取りあう方法に関してのビジネスマナーについて書いていきたいと思います。
ビジネスマナー実践する機会はありましたか？
挨拶と言葉使いに関しては意識をする様にしています！
意識する事と毎日の積み重ねがあってこそ、身につくものだからね！
常に意識する事を忘れずに取り組んでいきましょう。
ビジネスマナーを知ろう～後編～
ビジネスシーンでは”電話”と”メール”が相手と連絡を取り合う基本的な手段としてほとんどを占めているのではないでしょうか。
電話応対におけるマナーとメール送信におけるマナーとルールに関して解説していきたいと思います。
電話応対
やはり大事なのはあなたが会社の看板を背負っているということです。あなたの対応ひとつで会社の信頼度に影響するということはご理解頂けているかと思います。
その事をしっかり念頭に置き、丁寧な対応を心がけるようにしていきましょう！
対面での会話と違い、電話ではお互いの表情がわかりません。その為声のトーンや話し方がとても重要になってきます。
対面時と比べ『少しトーンをあげて話す』とか、『少し大きめに話す』ことを心がけると良いでしょう。
相手には見えていないあなたの表情や姿勢なども対面時と同様に意識しておくと、相手にもそのあなたの様子が伝わるということを聞いたことがありますので意識しておくと良いでしょう。
たしかに私も新人の頃教わりましたよ！
- 対面時よりも”増し”を意識しましょう。
- マスク越しの場合は、”増し増し”を意識してもいいと思います。
電話には“かける側”と”受ける側”の2パターンがあります。
“かける側”も”受ける側”も共通している事があります。
詳しくは”ビジネスマナー電話編”で説明していきますのでまずは以下を念頭に置きながら準備をしていただければと思います。
メモの用意は忘れずに行う
相手とのやり取りを行う際には必ずメモが必要になります。言いそびれや聞き逃しが無いようにする為に大切な物です。
敬称、敬語を使いこなす
| 敬称 | 敬語 |
|---|---|
| 自分 | わたくし |
| 相手 | 〇〇様 |
| 自分の会社 | 弊社 |
| 相手の会社 | 御社 貴社(メールの場合) |
「もしもし」を使わない
プライベートでは普通の応対かもしれませんがビジネスにおける電話ではあまり使いません。ただし相手のと会話中に音声が途切れてしまっていたり、電波が悪い場合などは確認の意味で使用する場合もあります。
多忙なビジネスパーソンにとっては、長電話は命取りです。簡潔に5分〜長くても10分以内に内容をまとめて話すように心がけておきましょう。
ビジネスマナー電話編はでは事例やロープレも踏まえながらなるべく嚙み砕いて解説をしています。
ぜひ一緒に読んでみてください。
ビジネスマナー電話編はこちらから
メール
みなさんはビジネスメール送った事はありますか？
今やビジネスにおいてメール当たり前の連絡手段です。
普段からメールやLINEでのやりとりは頻繁になっているのでビジネスメールも同じように送れるだろう思うのは大間違いです。
電話にもマナーがあるように、ビジネスにおいてもメールのマナーがあります。
マナーやルールをしっかりマスターしビジネスを円滑に進めていただければと思います。
メールサンプル
今回は上記画像の6ポイントに絞って以下で詳細を解説していきたいと思います。
件名には用件がわかる内容を記載する
- メールを受け取った相手は件名を見て、重要度や優先順位を付けてチェックをしていくことが多いです
- メールを後から見直す場合にも内容を件名で探すケースが多々あります
- 【 】などを使い内容を理解しやすくする工夫も必要になってきます
冒頭には必ず宛名を記載する
- 社外の人にメールを入れる際は必ず「会社名」「部署名」「役職」「氏名」の順で書くのが基本。役職がなければ役職は省略記載するようにしましょう
- 社内の人宛のメールに関しては原則「○○さん」などでokです。ただし、所属している会社での呼び方のルール（「○○部長」等）があればそちらを優先させてください
本文の始めには挨拶文を入れる
- いきなり本文（内容）を書き出す事は避けましょう
- 挨拶文を入れた後にあなたの会社名、氏名を記載し、本文に入っていきましょう
「（いつも）お世話になっております」
「大変ご無沙汰しております」
「はじめまして○○と申します」
メールの内容は簡潔にまとめる
- 結論から述べるように意識しましょう
- 補足内容や説明はその後に記載するとメールの内容が理解しやすくなります
- 文章は短くまとめる（句読点は多用しない）
結びの一言で締めくくる
- 「ご確認の程お願い致します」
- 「何卒よろしくお願い致します」
『致します』の部分を『申し上げます』にするとより丁寧な印象になります
署名を忘れずに入れる
- 文章の最後にあなたの「会社名」「部署」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「会社ホームページのURL」などを記載します。手紙の場合、封筒に差出人詳細を記載するのと同じようなイメージです。
- 私はoutlookを利用していますが、あらかじめ決まった内容の署名を自動で挿入されるよう設定しています。
- 急ぎの案件にメールを利用する場合、メール後に必ず電話を入れるようにしましょう。メール送信後のメールでの催促は失礼になりますので注意が必要です
- 添付ファイルの容量にはきをつけましょう。メールのデータ容量が大きすぎると受信できないように設定されている会社もあります。
- 誤字脱字がないか、メールを送信する前に再度確認をしましょう。特に宛名「相手の会社名や部署、役職、氏名」に関して間違えが有れば失礼に当たります。入念にチェックしましょう。
今回学んでいただいた”電話””メール”に関してのマナー・ルールを少しでもご理解いただけていればあとは実践あるのみです。上司や同僚にも協力をしてもらって、電話をかける前にロープレでポイントが抑えられているか確認してもらうとよいでしょう。
またメールの場合は、上司に確認してもいらいながら作成することもできます。
上司の時間が許せば確認してもらいながらメールの文章を打っていただくと良いと思います。
ビジネスシーンにおいて欠かせない連絡手段ですので、しっかりマスターしてビジネスチャンスをつかんでほしいと思います。
少しでも皆様のビジネスのお役に立てれば幸いです！
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